Уменьшение времени на второстепенные дела - матрица Эйзенхауэра
При планировании день проходит эффективнее и редко происходят накладки. Существует высказывание: «Планируйте или станете планируемыми». Что это значит? Суть в том, что без продуманного плана на день обстоятельства все решат вместо вас. Поэтому специалисты рекомендуют каждый день начинать с расстановки планов и приоритетов. Здесь важно выделить первостепенные и второстепенные задачи. Известно много способов и методов планирования времени. И один из таких – таблица Эйзенхауэра, или так называемая матрица Эйзенхауэра.
В чем плюсы составления графика дня и расстановки приоритетов?
Решение жить по определенному плану - это такой подход, который положительно повлияет на вашу жизнь.
Что дает планирование:
✅Увеличивает количество продуктивного времени на 25%;
✅Обеспечивает спокойствие и сохранение уравновешенного состояния;
✅Позволяет выполнять большой объем работ и задач;
✅Формирует желание работать;
✅Уменьшает количество потраченного времени на второстепенные дела.
Поскольку положительных сторон достаточно много, стоит обратить внимание на принцип распределения приоритетов в делах.
Провалы в работе и домашних делах сопровождают каждого. Форс-мажорные обстоятельства возникают постоянно, из-за них всегда откладывается или тормозится осуществление самого важного. Особенно проблематично сосредоточиться на главном неусидчивым и рассеянным людям.
Приведу пример. Вы собираетесь подготовить важные документы или же написать научную работу. Но тут возникают потребности: купить хлеб, помыть пол, сходить на почту и тому подобное.
Большинство людей по мере меньшего сопротивления уделяют внимание мелким заботам, ведь на них нужно мало сил и времени. Тогда случается трудно поправимое: вы заканчиваете мало значимые дела, а важные откладываются. Тогда начинаются переживания и бессонные ночи.
В таких случаях нужно тренировать силу воли, а также пользоваться удобной таблицей Эйзенхауэра. В чем ее суть?
Эта таблица касается самих дел и их важности. Принцип имеет критерии: важно и срочно. Таблица дает возможность построить 4 типа приоритетности дел. Для планирования нужно решить, какие цели более главные.
Как оформить?
1. Для начала запишите на бумаге все планируемые занятия. Нарисуйте квадрат и расчертите его на четыре маленьких.
2. Дальше напишите внутри буквы: В, А, а под ними D, C.
Что же они значат? Буквы - это группы приоритетности, между которыми распределяются дела.
А – это срочные и важные дела, которые нужно сделать сегодня и сейчас.
В – важные. Несут большую важность, для достижения вашей цели, но большой срочности в них нет. Обычно их откладывают. Но выполнив их, вы подойдете ближе к вашей цели. К этой категории часто относятся задачи с четкими дедлайнами. Когда на выполнение есть много времени, мы откладываем дело. Но под конец срока судорожно его исполняем. В результате эффективность падает, а результат мало соответствует ожидаемому.
С – срочные. Такие дела без особой важности, но в данный момент их выполнить нужно. Хотя от вашей цели они очень далеки. Например, просмотр утренней почты.
D – маловажные дела, которые можно сделать потом. Именно они мешают продуктивно работать и выполнять серьезные поручения. Обычно сюда относятся отдых и развлечения. Но они тоже бывают важными, если вы без сна три ночи подряд, делая проект.
3. Теперь поставьте эти значения возле каждого дела и сразу вырисуется план вашего дня или целой недели.
Попробуйте использовать такую таблицу хотя бы раз – и вы поймете, что такой способ распределения приоритетов самый простой и эффективный. Но нужно обратить внимание на некоторые моменты, о которых мы поговорим ниже.
Как правильно расставить приоритеты: практические советы
Чтобы правильно расставить приоритеты, следуйте простым правилам: нужно научиться отличать важные и срочные задачи. Важное – это то, что приведет вас к определенной цели. Например, разработка качественного проекта и его презентация. Срочное без особой пользы, но выполнить нужно. Срочное и важное стоит как различать, так еще и уметь чередовать. Ведь если выполнять все срочные дела, то может остаться мало времени на важные.
✅В начале дня стоит начинать с группы «А». Даже если эти дела скучные, но нужно делать именно их.
✅Группа «В» тоже требует внимания. Поскольку в неё входят долгосрочные цели (проекты, спорт, изучение языка), им нужно уделять мало времени, но каждый день. Тогда выработается привычка заниматься ими, а в итоге будет высокий результат.
Отдельный случай – это мечты. Часто человек оценивает мечту как дело. Он знает, к чему это дело приведет и сколько нужно на него времени, но бездействует.
Важным моментом в реализации серьезных планов является моральный настрой. Если нет желания и настроения, то и делать ничего не хочется. В таком случае есть единственное желание бросить все и вернуться к делам категории «D».
Преодолейте соблазн! Попробуйте настроиться на работу, чтобы она стала эффективнее.
Заключение
Нужно помнить, что все дела в один день не переделать. И важно всё делать без фанатизма, ведь отдых все-таки никто не отменял. Научитесь объединять приятное с полезным. Придумайте себе систему поощрений – и работать станет куда приятнее.